Privacy for schools
Beeptown is a trade name of General Software B.V., De Molen 65, Houten, the Netherlands (KvK [number]). This statement is for schools with a class licence, a school licence or a free trial. For the pupils’ data we process on the school’s behalf, the data processing agreement applies. Questions: [email protected].
The short version
Class lists, pupils’ names, library cards, photos, books and loans are stored only in the browser on the school’s own devices. We never receive them. There are no pupil accounts. We only store the school account (an email address and its login data), the email addresses of teachers on the school’s list, a rough label per classroom device and what we need for the licence and its invoice.
What we store, and why
- The school account — an email address, to send it a 6-digit login code (with a login link too, unless it logs in from an installed app) and to know which licence it has. It is the licence holder, who orders, renews and manages the licence; the school’s devices log in with it or with the school code.
- School licences — when a school orders a class or school licence (or we switch one on for it): the school’s name, the contact person’s name and email address, the school’s address, its own order number and any note with the order, the language, the licence period, and the invoices (number, amount, status and when they were paid). We need them to switch the licence on, to send the invoice and the renewal reminder, and for our accounting.
- Teachers and classroom devices — the licence holder can put teachers on the school’s list: we keep their email addresses (and when they were added), so those teachers can log in with their own address and use the worlds while the licence runs; each gets one email to say so. A school’s devices can also log in with the school’s code, without an email address: for each such device we keep a rough label made from its browser (such as “iPad · Safari”, never the full browser details), when it was activated and, at most once a day, when it was last used. The licence holder sees that list and can remove a device; nothing about the children is in it.
- Class lists and pupils — the class lists, with the pupils’ names, card codes and colours, are stored only in the browser of the school’s devices, like everything the children make in the apps. They never reach us. A class list moves to another device only inside a link or QR code that the school passes on itself; that part of the link is never sent to our server.
- No offers — school accounts and teachers on a school’s list get no offers from us, also not when the address signed up as a family before. Login emails, invoices and the emails about the licence (confirmations and reminders) always reach the school.
- Schools we write to — if we email a school about Beeptown, its email address is on our mailing list at Resend. Every such email has a link to unsubscribe; once a school has unsubscribed, we don’t email it again.
- Login data — when the account last logged in, the IP address a login email was asked from (kept a day or two, to stop abuse), plus a login cookie (
bt_session) that keeps it logged in. It is a functional cookie, not a tracking cookie. We use no analytics or advertising cookies.
Who helps us
- Cloudflare — hosts the website and the database.
- Resend — sends the login emails and the emails about school licences (confirmations, reminders and the invitation to a teacher on a school’s list), and keeps the mailing list for schools.
- Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin) — makes and emails the invoices for school licences and handles their payment. For an invoice we give Stripe the school’s name and address, the contact person’s name and email address, the school account’s email address, the language and the school’s order number. We never see card or bank details.
How long
A school licence’s details and invoices are kept for 7 years because Dutch tax law requires it. The school account (its email address and login data) is deleted half a year after its last licence ended, unless it also has purchases of its own; so is the account of a teacher on a school’s list. The list of teachers itself is part of the licence’s details. A classroom device’s label and dates are deleted as soon as the device is removed, the school makes a new code or the licence ends.
Your rights
A school, and anyone whose data we hold, can ask us to see, correct or delete it at [email protected]. The data processing agreement also says how we help the school. You can also complain to the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).
Privacy voor scholen (Nederlands)
Beeptown is een handelsnaam van General Software B.V., De Molen 65, Houten (KvK [nummer]). Deze verklaring is voor scholen met een klaslicentie, een schoollicentie of een gratis proefperiode. Voor de gegevens van leerlingen die we namens de school verwerken, geldt de verwerkersovereenkomst. Vragen: [email protected].
In het kort
Klassenlijsten, namen van leerlingen, bibliotheekpassen, foto’s, boeken en uitleningen worden alleen in de browser op de eigen apparaten van de school bewaard. Wij krijgen ze nooit. Er zijn geen leerlingaccounts. Wij bewaren alleen het schoolaccount (een e-mailadres met de inloggegevens), de e-mailadressen van leerkrachten op de lijst van de school, een globale naam per apparaat in de klas en wat we nodig hebben voor de licentie en de factuur.
Wat we bewaren en waarom
- Het schoolaccount — een e-mailadres, om er een inlogcode van 6 cijfers heen te sturen (met ook een inloglink, behalve als je inlogt vanuit een geïnstalleerde app) en te weten welke licentie het heeft. Het is de licentiehouder, die de licentie bestelt, verlengt en beheert; de apparaten van de school loggen ermee in of met de schoolcode.
- Schoollicenties — als een school een klas- of schoollicentie bestelt (of wij er een voor haar aanzetten): de naam van de school, de naam en het e-mailadres van de contactpersoon, het adres van de school, haar eigen ordernummer en een eventuele opmerking bij de bestelling, de taal, de licentieperiode en de facturen (nummer, bedrag, status en wanneer ze zijn betaald). Die hebben we nodig om de licentie aan te zetten, de factuur en de herinnering om te verlengen te sturen, en voor onze boekhouding.
- Leerkrachten en apparaten in de klas — de licentiehouder kan leerkrachten op de lijst van de school zetten: we bewaren hun e-mailadressen (en wanneer ze zijn toegevoegd), zodat die leerkrachten met hun eigen adres kunnen inloggen en de werelden kunnen gebruiken zolang de licentie loopt; ieder krijgt daar één e-mail over. De apparaten van een school kunnen ook inloggen met de schoolcode, zonder e-mailadres: per apparaat bewaren we dan een globale naam uit de browser (zoals ‘iPad · Safari’, nooit de volledige browsergegevens), wanneer het is aangezet en, hooguit één keer per dag, wanneer het voor het laatst is gebruikt. De licentiehouder ziet die lijst en kan een apparaat weghalen; er staat niets over de kinderen in.
- Klassenlijsten en leerlingen — de klassenlijsten, met de namen, pascodes en kleuren van de leerlingen, staan alleen in de browser op de apparaten van de school, net als alles wat de kinderen in de apps maken. Ze komen nooit bij ons. Een klassenlijst gaat alleen naar een ander apparaat in een link of QR-code die de school zelf doorgeeft; dat deel van de link wordt nooit naar onze server gestuurd.
- Geen aanbiedingen — schoolaccounts en leerkrachten op de lijst van een school krijgen van ons geen aanbiedingen, ook niet als het adres eerder als gezin een account aanmaakte. Inlogmails, facturen en de e-mails over de licentie (bevestigingen en herinneringen) krijgt de school altijd.
- Scholen die we schrijven — als we een school mailen over Beeptown, staat haar e-mailadres op onze verzendlijst bij Resend. Elke zo’n e-mail heeft een afmeldlink; heeft een school zich afgemeld, dan mailen we haar niet meer.
- Inloggegevens — wanneer het account voor het laatst inlogde, het IP-adres waarvandaan een inlogmail werd aangevraagd (een of twee dagen bewaard, tegen misbruik) en een inlogcookie (
bt_session) die het ingelogd houdt. Dat is een functionele cookie, geen trackingcookie. We gebruiken geen analyse- of advertentiecookies.
Wie ons helpt
- Cloudflare — host de website en de database.
- Resend — verstuurt de inlogmails en de e-mails over schoollicenties (bevestigingen, herinneringen en de uitnodiging aan een leerkracht op de lijst van een school), en bewaart de verzendlijst voor scholen.
- Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin) — maakt en mailt de facturen voor schoollicenties en verwerkt de betaling ervan. Voor een factuur geven we Stripe de naam en het adres van de school, de naam en het e-mailadres van de contactpersoon, het e-mailadres van het schoolaccount, de taal en het ordernummer van de school. Wij zien nooit kaart- of bankgegevens.
Hoe lang
De gegevens en facturen van een schoollicentie bewaren we 7 jaar, omdat de Nederlandse belastingwet dat verplicht. Het schoolaccount (het e-mailadres met de inloggegevens) wissen we een half jaar nadat de laatste licentie is afgelopen, tenzij er ook eigen aankopen op staan; net zo het account van een leerkracht op de lijst van een school. De lijst met leerkrachten zelf hoort bij de gegevens van de licentie. De naam en datums van een apparaat in de klas wissen we zodra het apparaat wordt weggehaald, de school een nieuwe code maakt of de licentie afloopt.
Je rechten
Een school, en iedereen van wie we gegevens hebben, kan via [email protected] vragen om die in te zien, te corrigeren of te verwijderen. In de verwerkersovereenkomst staat ook hoe we de school helpen. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.