Verwerkersovereenkomst
Partijen
1.[naam van het schoolbestuur (bevoegd gezag)], gevestigd aan [adres en plaats], ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [KvK-nummer], voor [naam en adres van de school of schoollocatie], hierna: de School, verwerkingsverantwoordelijke;
2.General Software B.V., handelend onder de naam Beeptown, gevestigd aan De Molen 65 in Houten, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer [nummer], hierna: Beeptown, verwerker.
Overwegingen
A.De School gebruikt Beeptown: speelwerelden in de browser (een bibliotheek, een supermarkt, een postkantoor en een vliegveld) waarin kinderen met een echte barcodescanner fantasiespel spelen. Zij doet dat met een klaslicentie, een schoollicentie of een gratis proefperiode.
B.Beeptown is zo gebouwd dat gegevens van leerlingen niet naar Beeptown gaan: wat de kinderen maken en de klassenlijsten staan alleen in de browser op de apparaten van de School.
C.Voor het schoolaccount en de licentie verwerkt Beeptown wel enkele persoonsgegevens in opdracht van de School. Partijen leggen in deze overeenkomst vast hoe, zoals artikel 28 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) vraagt.
1. Begrippen
1.1Begrippen als persoonsgegevens, verwerking, betrokkene, verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, subverwerker en inbreuk in verband met persoonsgegevens (hierna: datalek) hebben de betekenis die de AVG eraan geeft.
1.2Licentie: de klaslicentie, schoollicentie of gratis proefperiode van de School, met de voorwaarden van Beeptown voor scholen (beeptown.app/terms/school/#nl).
1.3Schoolaccount: het e-mailadres van de Licentie, waarmee de School de Licentie beheert en waarmee de apparaten van de School kunnen inloggen.
1.4Apparaten van de School: de tablets, laptops, computers en telefoons waarop de School Beeptown gebruikt.
1.5Schoolcode: de code van de School (SCHOOL-XXXX-XXXX, op de activeringskaart) waarmee Apparaten van de School zonder e-mailadres inloggen.
1.6Leerkrachten: de medewerkers die de School via het Schoolaccount op haar lijst van leerkrachten zet; zij loggen in met hun eigen e-mailadres.
2. Onderwerp en rollen
2.1Voor de persoonsgegevens in artikel 3, die Beeptown verwerkt om de Licentie te leveren, is de School verwerkingsverantwoordelijke en Beeptown verwerker.
2.2Beeptown verwerkt die gegevens alleen in opdracht van de School: volgens deze overeenkomst, de Licentie en de schriftelijke instructies die de School verder geeft. Beeptown verwerkt ze niet voor eigen doeleinden, tenzij de wet Beeptown daartoe verplicht (zoals de fiscale bewaarplicht); dan laat Beeptown dat de School vooraf weten, tenzij de wet dat verbiedt.
2.3Vindt Beeptown dat een instructie van de School in strijd is met de AVG, dan laat Beeptown dat de School direct weten.
3. Welke gegevens Beeptown verwerkt
3.1Beeptown verwerkt voor de School alleen de volgende persoonsgegevens:
| Gegevens | Waarvoor | Hoe lang |
|---|---|---|
| Het e-mailadres van het Schoolaccount, wanneer het account is aangemaakt en wanneer er voor het laatst mee is ingelogd | Inloggen op de Apparaten van de School; e-mails over het inloggen en de Licentie | Zolang de School een Licentie heeft, daarna zie artikel 13 |
| Per inlogverzoek: een eenmalige code en link (alleen als hash), het tijdstip en het IP-adres waarvandaan het verzoek kwam | Inloggen; misbruik tegengaan (een maximum aantal inlogmails per uur) | Hooguit twee dagen |
| Per ingelogd apparaat: een sessiecode (alleen als hash) met begin- en einddatum | Het apparaat ingelogd houden | Geldig 399 dagen of tot het apparaat uitlogt; weg met het Schoolaccount (artikel 13) |
| Per apparaat dat met de Schoolcode is ingelogd: een globale naam uit de browser (zoals ‘iPad · Safari’; nooit de volledige browsergegevens), wanneer het is aangezet en, hooguit één keer per dag bijgewerkt, wanneer het voor het laatst is gebruikt; de Schoolcode zelf | Het apparaat ingelogd houden; de School laten zien welke apparaten de Schoolcode gebruiken, zodat zij er een kan weghalen; het maximum aantal apparaten bewaken | Tot de School het apparaat weghaalt of een nieuwe Schoolcode maakt, of uiterlijk een dag nadat de Licentie is afgelopen |
| De e-mailadressen van de Leerkrachten en wanneer ze zijn toegevoegd; per Leerkracht een account met inlog- en sessiegegevens zoals hierboven | Leerkrachten met hun eigen e-mailadres laten inloggen en de speelwerelden laten gebruiken zolang de Licentie loopt; één e-mail om te laten weten dat ze zijn toegevoegd | Tot de School de Leerkracht van de lijst haalt; het account van de Leerkracht zie artikel 13 |
| Licentiegegevens: welke speelwerelden, de licentieperiode en de status | Bepalen wat het Schoolaccount mag gebruiken, en tot wanneer | Zeven jaar (deel van de administratie) |
| Factuurgegevens: de naam en het adres van de school, de naam en het e-mailadres van de contactpersoon, het ordernummer van de School, een opmerking bij de bestelling, de taal, het bedrag, het factuurnummer, de betaalstatus en de betaaldatum | Factureren, de betaling volgen, herinneren aan het verlengen | Zeven jaar (fiscale bewaarplicht) |
3.2Betrokkenen zijn de medewerkers van de School van wie het e-mailadres het Schoolaccount is, die contactpersoon zijn of die als Leerkracht op de lijst staan. Is het Schoolaccount een algemeen adres van de school, dan hoort daar geen persoon bij.
3.3Beeptown verwerkt geen gegevens van leerlingen, geen bijzondere persoonsgegevens en geen burgerservicenummers.
4. Wat op de apparaten van de School blijft
4.1Namen, pascodes, kleuren en foto’s van leerlingen, boeken, uitleningen en alles wat de kinderen in de speelwerelden maken, en de klassenlijsten, worden alleen in de browser op de Apparaten van de School bewaard. Beeptown ontvangt ze niet, bewaart ze niet en kan er niet bij. Een klassenlijst gaat van apparaat naar apparaat met de QR-code op het klassenblad; het deel met de namen wordt daarbij niet naar de server van Beeptown gestuurd.
4.2Over die gegevens beslist de School zelf, en zij zorgt zelf voor de apparaten waarop ze staan: wie erbij kan, back-ups die de School zelf maakt, en het wissen ervan (bijvoorbeeld door de websitegegevens van beeptown.app in de browser te wissen).
4.3Rechtstreeks vanuit de browser op de Apparaten van de School halen de speelwerelden titels en kaften van boeken op bij Google Books, Open Library en Amazon, en namen en plaatjes van producten bij Open Food Facts, Open Products Facts en Open Beauty Facts. De website laadt de lettertypen van Google Fonts, en de barcodelezer van de camera van jsDelivr als de kopie op de website van Beeptown niet laadt. Die diensten krijgen alleen wat nodig is om te antwoorden (zoals een ISBN of een streepjescode) en, zoals elke website, het IP-adres en de browsergegevens van het apparaat; geen gegevens van leerlingen en niet van welke pagina het verzoek komt. Beeptown ontvangt die gegevens niet.
4.4Gebruikt de School een telefoon als scanner, dan stuurt die telefoon wat hij scant (zoals een ISBN of een pascode) versleuteld via Cloudflare naar het scherm waaraan hij gekoppeld is. Dat wordt alleen doorgegeven en nergens bewaard. Een klassenblad stuurt de telefoon niet door: dat scant de School met de camera of de scanner van het apparaat zelf.
5. Doeleinden
5.1Beeptown verwerkt de gegevens van artikel 3 alleen om:
- de Apparaten van de School en de Leerkrachten te laten inloggen en ingelogd te houden, en de School te laten zien welke apparaten met de Schoolcode zijn ingelogd;
- bij te houden welke speelwerelden het Schoolaccount mag gebruiken, en tot wanneer;
- e-mails over de Licentie te sturen: de inlogcodes, de bevestiging van een bestelling, de herinnering om te verlengen, het bericht dat een proefperiode afloopt en het bericht aan een Leerkracht dat de School hem of haar heeft toegevoegd;
- te factureren en de betaling te volgen;
- de dienst te beveiligen en misbruik tegen te gaan.
5.2Beeptown gebruikt de gegevens niet voor iets anders: geen aanbiedingen of nieuwsbrieven aan het Schoolaccount, geen profielen, geen analyse of tracking. Beeptown verkoopt of verhuurt de gegevens niet.
6. Duur
6.1Deze overeenkomst geldt vanaf de eerste Licentie van de School (ook een proefperiode), of vanaf de ondertekening als die eerder is, en zolang de School een Licentie heeft. Daarna blijft zij gelden tot Beeptown de gegevens heeft verwijderd zoals artikel 13 zegt.
6.2Zolang er een Licentie loopt, kan deze overeenkomst niet los daarvan worden opgezegd.
7. Geheimhouding
7.1Beeptown houdt de persoonsgegevens geheim. Alleen de mensen die voor Beeptown werken en de gegevens voor hun werk nodig hebben, kunnen erbij; zij hebben een geheimhoudingsplicht.
7.2Beeptown geeft de gegevens aan niemand anders dan de subverwerkers in artikel 9, tenzij de wet dat verplicht. Dan laat Beeptown het de School vooraf weten, tenzij de wet dat verbiedt.
8. Beveiliging
8.1Beeptown neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens te beschermen tegen verlies en tegen onrechtmatige verwerking. Op de datum van deze versie zijn dat in elk geval:
- Weinig gegevens. Alleen wat in artikel 3 staat: geen leerlinggegevens, geen wachtwoorden, geen analyse- of advertentiecookies en geen tracking.
- Versleutelde verbindingen. De website, de API en de koppeling met een telefoon als scanner werken via HTTPS. De inlogcookie gaat alleen over HTTPS en is niet leesbaar voor scripts (Secure, HttpOnly, SameSite=Lax).
- Inloggen zonder wachtwoord. Met een eenmalige code van 6 cijfers (in een browsertabblad ook een link) per e-mail, 15 minuten geldig. Na 5 foute pogingen vervalt de code. Het aantal inlogmails per e-mailadres en per internetverbinding is beperkt, en het aantal foute codes per verbinding ook.
- De Schoolcode. Alleen voor de eigen apparaten van de School. Hij heeft 8 willekeurige tekens; na 30 onbekende codes per internetverbinding per uur wordt er een uur lang niets meer geprobeerd. Met de Schoolcode kan een apparaat alleen spelen: bestellen, verlengen en het beheer van apparaten en Leerkrachten kan alleen met het Schoolaccount. Per Licentie kunnen hooguit 10 (klaslicentie) of 100 (schoollicentie) apparaten tegelijk ingelogd zijn. Maakt de School een nieuwe code, dan werkt de oude niet meer en zijn alle apparaten met de oude code uitgelogd.
- Hashes in plaats van geheimen. De database bevat inlogcodes, inloglinks en sessiecodes alleen als hash (SHA-256), nooit zelf.
- Beschermde aanvragen. Wat gegevens wijzigt, wordt alleen aangenomen vanaf de eigen website (een gecontroleerde Origin) en als JSON.
- Geen verwijzer. De website vertelt andere sites nooit van welke pagina een bezoeker komt (Referrer-Policy: no-referrer).
- Beheer. Alleen met name aangewezen e-mailadressen van het team van Beeptown hebben, na inloggen, toegang tot het beheer van de licenties.
- Betaalgegevens. Beeptown ziet nooit kaart- of bankgegevens; die verwerkt Stripe.
- Back-ups. Vóór een wijziging van de opbouw van de database maakt Beeptown een back-up. Beeptown bewaart die alleen op eigen, beveiligde apparatuur en wist hem uiterlijk na twaalf maanden.
8.2Beeptown kijkt geregeld of de maatregelen nog passend zijn, past ze zo nodig aan, en verlaagt het beveiligingsniveau niet.
9. Subverwerkers
9.1De School geeft Beeptown toestemming om deze subverwerkers in te schakelen:
| Subverwerker | Waarvoor | Welke gegevens |
|---|---|---|
| Cloudflare (Verenigde Staten; wereldwijd netwerk) | Hosting van de website, de API en de database; het doorgeven van wat een telefoon als scanner scant | Alle gegevens van artikel 3 |
| Resend (Verenigde Staten) | Het versturen van de e-mails: inlogcodes, bevestigingen en herinneringen | De e-mailadressen van het Schoolaccount, de contactpersoon en de Leerkrachten, de naam van de school en de inhoud van de e-mails |
| Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Ierland) | Het maken, versturen en innen van de facturen | De factuurgegevens, en het e-mailadres van het Schoolaccount als kenmerk |
9.2Beeptown zorgt dat elke subverwerker schriftelijk gebonden is aan afspraken over geheimhouding en beveiliging die in wezen dezelfde bescherming bieden als deze overeenkomst. Beeptown blijft tegenover de School verantwoordelijk voor wat de subverwerkers doen.
9.3Wil Beeptown een subverwerker toevoegen of vervangen, dan meldt Beeptown dat ten minste vier weken vooraf per e-mail aan de contactpersoon. De School kan binnen die termijn met redenen bezwaar maken. Komen partijen er samen niet uit, dan kan de School de Licentie beëindigen.
9.4Worden gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, dan gebeurt dat alleen met een passende waarborg uit hoofdstuk V van de AVG, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
10. Datalekken
10.1Ontdekt Beeptown een datalek dat de gegevens van artikel 3 raakt, dan meldt Beeptown dat zonder onredelijke vertraging aan de School, en uiterlijk binnen 48 uur na de ontdekking, per e-mail aan de contactpersoon voor privacy hieronder (en anders aan de contactpersoon voor de factuur).
10.2Beeptown vertelt daarbij, voor zover bekend: wat er is gebeurd en wanneer; welke gegevens en ongeveer hoeveel betrokkenen het raakt; de waarschijnlijke gevolgen; wat Beeptown heeft gedaan en nog doet om het lek te dichten en de gevolgen te beperken; en bij wie de School terechtkan. Wat nog niet bekend is, vult Beeptown aan zodra het bekend is.
10.3De School beslist of het lek wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkenen (artikel 33 en 34 AVG). Beeptown meldt niet zelf namens de School, tenzij de School daarom vraagt. Beeptown houdt van elk datalek een overzicht bij.
11. Bijstand
11.1Krijgt Beeptown rechtstreeks een verzoek van een betrokkene (bijvoorbeeld om inzage, correctie of verwijdering), dan stuurt Beeptown het door aan de School. Beeptown helpt de School zulke verzoeken binnen de wettelijke termijnen af te handelen, en inzien, verbeteren en verwijderen van de gegevens in artikel 3 doet Beeptown op verzoek van de School.
11.2Beeptown helpt de School ook, voor zover redelijk, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) en een voorafgaande raadpleging van de Autoriteit Persoonsgegevens, met de informatie die Beeptown daarvoor heeft.
12. Controle
12.1Beeptown geeft de School op redelijk verzoek de informatie die nodig is om aan te tonen dat Beeptown deze overeenkomst nakomt.
12.2Is die informatie niet genoeg, dan mag de School, op eigen kosten, ten hoogste één keer per jaar en na overleg over tijdstip en opzet, een audit laten doen door een onafhankelijke deskundige met een geheimhoudingsplicht. Beeptown werkt daar redelijkerwijs aan mee. Partijen bespreken de bevindingen, en Beeptown herstelt tekortkomingen binnen een redelijke termijn.
13. Einde: verwijdering
13.1Uiterlijk zes maanden na het einde van de laatste Licentie (zo lang kan de School nog verlengen zonder opnieuw te beginnen), of eerder als de School daarom vraagt (dan binnen vier weken), verwijdert Beeptown het Schoolaccount, de accounts van de Leerkrachten (tenzij die nog bij een andere lopende licentie horen of er eigen aankopen op staan) en de inlog- en sessiegegevens. De apparaten die met de Schoolcode zijn ingelogd, worden al uitgelogd en gewist zodra de Licentie afloopt. De lijst met Leerkrachten hoort bij de licentiegegevens; wil de School dat Beeptown die eerder wist, dan doet Beeptown dat op verzoek. De licentie- en factuurgegevens van artikel 3.1, ook de naam en het e-mailadres van de contactpersoon, moet Beeptown wettelijk bewaren: Beeptown bewaart ze zeven jaar vanwege de fiscale bewaarplicht, gebruikt ze in die tijd alleen daarvoor, en verwijdert ze daarna.
13.2Op verzoek stuurt Beeptown de School vóór de verwijdering een overzicht van de gegevens in artikel 3, en bevestigt Beeptown de verwijdering daarna schriftelijk.
13.3Kopieën in back-ups verdwijnen als die back-ups worden gewist, uiterlijk twaalf maanden na hun aanmaak (artikel 8.1).
14. Aansprakelijkheid
14.1Voor de aansprakelijkheid onder deze overeenkomst gelden de voorwaarden van Beeptown voor scholen (beeptown.app/terms/school/#nl): de aansprakelijkheid van Beeptown is beperkt tot het bedrag dat de School betaalde voor het licentiejaar waarin de schade ontstond.
14.2Die beperking geldt niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Beeptown, en niet voor zover de wet haar niet toestaat.
15. Slotbepalingen
15.1Deze overeenkomst hoort bij de Licentie. Spreken deze overeenkomst en de voorwaarden van Beeptown elkaar tegen over de verwerking van persoonsgegevens, dan gaat deze overeenkomst voor.
15.2Een wijziging geldt alleen als partijen haar schriftelijk (ook per e-mail) zijn overeengekomen; voor het toevoegen of vervangen van een subverwerker geldt artikel 9.3.
15.3Is een bepaling nietig of wordt zij vernietigd, dan blijft de rest gelden, en vervangen partijen die bepaling door een geldige die er zo dicht mogelijk bij komt.
15.4Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland.
Ondertekening
De School
[naam van het schoolbestuur]
Naam: [naam]
Functie: [functie]
Plaats en datum: [plaats], [datum]
Contactpersoon voor privacy en datalekken: [naam, e-mailadres en telefoon]
Handtekening:
Beeptown
General Software B.V., h.o.d.n. Beeptown
Naam: [naam]
Functie: [functie]
Plaats en datum: Houten, [datum]
Contact voor privacy en datalekken: [email protected]
Handtekening:
General Software B.V., handelend onder de naam Beeptown · De Molen 65, Houten · [email protected] · Privacyverklaring · Voorwaarden voor scholen